Taakcraften met takenruilbeurs

Tools zoeken

Taakcraften met takenruilbeurs

Print deze pagina

Wat is een takenruilbeurs?

Je gaat elkaar ondersteunen om taken uit te voeren. Die oefening kan de start zijn van een ruilbeurs van taken binnen je team. De reden? Zo vindt iedereen werk dat beter aansluit bij wat hij wil en kan.

Keuzes volgens je passie

Op hetzelfde moment verkennen je medewerkers hun eigen werk en maken ze keuzes op het gebied van hun takenpakket. Ze zoeken zaken die beter aansluiten bij hun passies, waarden en kunnen. Je werkt dus meteen in op twee belangrijke loopbaancompetenties: loopbaansturing en werkexploratie.

Wanneer gebruik je een takenruilbeurs?

Als je de taken in je team zodanig wil toewijzen aan medewerkers zodat deze mooi aansluiten bij ieders sterktes en drijfveren. Met behulp van een startoefening uit het boek “Mooi werk” (link naar mooi werk, werkexploratie) wordt de medewerker zich bewust van welke taken hij niet graag doet en bij welke taken hij geholpen wilt worden door een collega. Deze teamoefening werkt verder op deze oefening uit “Mooi werk” en maakt een ruilbeurs mogelijk.

Voorbereiding

1. Rustige ruimte

Zo kan elke medewerker zijn individuele opstartoefening maken. In team heb je plaats nodig om rond te lopen en om dingen omhoog te hangen. Je medewerkers kijken tijdens de oefening nog niet teveel over het muurtje.

2. Kunnen en willen-as

Elke medewerker ontvangt vervolgens een pakketje post-its en een grote flap met onderstaande kwadrant. Je kan dit kwadrant ook downloaden en printen op A3 via volgende link. Het kwadrant ontstaat door twee assen: de kunnen en willen-as. We denken binnen een toekomstperspectief van twee jaar.

3. Leg elk kwadrant uit:

  •  Lege taken

Het gele kwadrant bestaat uit taken die je jezelf binnen 2 jaar nog ziet te doen (in termen van kunnen), maar niet echt aansluiten bij je sterktes en interesses.

  •  Mooie taken

Het blauwe kwadrant bestaat uit taken die je jezelf binnen 2 jaar (nog) ziet te doen (in termen van kunnen), en net wel aansluiten bij je je sterktes en interesses.

  •  Lelijke taken

Het grijze kwadrant gaat over taken waarvan je meent dat je deze over 2 jaar niet meer zal kunnen uitvoeren, maar die nu ook al niet een beroep doen op je sterktes en ook niet echt aansluiten bij je interesses.

  •  2-faded taken

Het laatste kwadrant (2 kleuren) zijn taken met 2 kanten. Ze zijn mooi en lelijk. Ze sluiten aan bij je sterktes en interesses, maar je meent niet in staat te zijn deze over 2 jaar nog te kunnen uitvoeren.

 

4. Onvervulde zaken:

dat vakje bevindt zich onderaan het kwadrant en gaat over sterke kanten, behoeftes of interesses die je nu niet in je werk terugziet of een plaats kunt geven.

Aan de slag!

Plaats je taak in het juiste kwadrant

Vraag aan je medewerkers om hun taken in het juiste kwadrant te plaatsen en ook hun onvervulde zaken aan te vullen. Let op! Je mag slechts één taak op een post-it plaatsen.

Selecteer voor je collega’s

Laat je medewerkers vervolgens selecteren wat zij aan hun collega’s willen laten zien. Ze nemen daartoe post-its weg in functie van hun eigen welbevinden.
TIP: willen ze voor zichzelf onthouden wat ze wegnamen dan kunnen ze op de weggenomen post-its mooi, lelijk, leeg of een 2 in de hoek aanbrengen.

Waar wil je vanaf?

Je medewerkers schrijven op een rode post-it de taken op waar zij vanaf willen. En ze zetten hun naam erbij.

Waar wil je hulp bij?

Je medewerkers schrijven op een groene post-it de taken waarbij ze hulp wensen. Met hun naam erbij.  Indien nodig, maak die zaken concreter voor je collega’s door te herformuleren.

Kwadranten voorleggen

De medewerkers leggen aan elkaar hun kwadranten voor. Doel is vooral naar elkaar te luisteren. Vragen stellen doe je enkel ter verduidelijking. Ondersteunende vragen:

  • Welke taken geven je energie?
  • Rond welke taken wil je de komende jaren leren?
  • Van welke taken wil je af? (rode taken)
  • Bij welke taken wil je hulp? (groene taken)

Leg je rode en groene taken in het midden van de tafel

Elke medewerker bekijkt of er taken zijn die hij van een ander zou kunnen overnemen. Dat kunnen er één of meerdere zijn van één of van meerdere collega’s. Op dat moment kijk je nog niet of anderen jouw rode taken hebben gekozen.

Waaruit bestaat je ‘hernieuwde’ takenpakket?

Ga weer rond de tafel zitten met je eigen takenpakket voor jou én met de rode taken die je wenst over te nemen van anderen.

Bespreek naar een evenwicht

Start de besprekingsronde waarbij je medewerkers trachten te zoeken naar een evenwichtige herverdeling van taken. Ideaal: streef ernaar dat elke medewerker minstens één taak kwijt is én één taak opneemt. Soms worden verschillende taken samen overgenomen in functie van efficiëntie of om een gelijke tijdsbesteding te bekomen.

Leg als teamleider de nieuwe verdeling vast in verslaggeving

Herhaal voorgaande stappen voor de groene taken

Je hoeft ook hier geen één-op-één verbinding te maken.  X helpt Y, Y helpt Z. Elke teamlid gaat met de betrokken personen samen zitten om de samenwerking te concretiseren. Leg ook dit vast in verslaggeving.

Wat levert het op?

Elk teamlid kan één of meerdere taken afstoten waardoor hij  taken kan opnemen die dichter bij zijn passie en talenten liggen. Een teamlid bepaalt zelf de richting van zijn ontwikkeling door zich te laten ondersteunen door een collega bij een taak.

Waar let je op?

  • Je bent als teamleider de procesbegeleider van het gebeuren.
  • Loop bij de individuele voorbereidingsoefening rond en toets bij je medewerkers af of het lukt.
  • Daarnaast zorg je ervoor dat de te ruilen taken geen verzwaring of een té ongelijke verdeling van de opdrachten bij mensen teweegbrengt.

Bronnen:

  • Van Vuuren M, Dorenbosch L, 2011,  Mooi werk, naar een betere baan zonder weg te gaan.
  • Runhaar  P, Loeffen E, Vermeulen M: Loopbaansturing, een kwestie van durven, willen en kunnen?, Onderzoek en ontwikkeling, nr 3 2012, p 19-23
  • Verbaan A, Slotboom, B,  : Loopbaancompretenties, CPS 2010
  • Peeters M, Boetseer je baan, het werk anders, Gids voor personeelsmanagement ½ 2012, p 12-15

Verwante Topics

Legende

Type tool: Instrument
Voor wie? mijn team

Op de hoogte blijven?

Schrijf je dan vlug in op onze nieuwsbrief.