Fleximatrix

Wat?

Fleximatrix gaat over de brede inzetbaarheid van de teamleden voor meerdere taken. Hebben je medewerkers bepaalde loopbaanwensen? Dan worden die in team zichtbaar via een fleximatrix.

Hoe werkt een fleximatrix?

De fleximatrix geeft een overzicht van enerzijds alle taken van het team en anderzijds het (zelf ingeschatte) competentieniveau van de teammedewerkers.

Meerwaarde op teamniveau

Valt er een medewerker uit? Dankzij de fleximatrix blijven:

• de taken uitgevoerd
• gaat er geen kennis verloren
• blijven taken billijk verdeeld
• krijg je zicht op je ‘competentiegaten’ (vaak voel je die je als teamleider intuïtief aan).

Aan de slag met fleximatrix

1. Competentiescore per medewerker

Je plaatst alle taken in een matrix met alle medewerkers erbij en geef een competentiescore per medewerker. Dit doe je bij voorkeur in overleg met of door de medewerker zelf.
Bijvoorbeeld:

0 competentie niet aanwezig
1 competenties onvoldoende aanwezig, begeleiding nodig, verder te ontwikkelen
2 competentie voldoende aanwezig, kan het zelfstandig uitvoeren
3 competentie sterk aanwezig, expert, kan anderen opleiden en coachen

2. Regeltaken en coördinatietaken

We maken een onderscheid tussen 2 soorten taken. Functie nemen we niet mee. 

• Regeltaken zijn taken die niet rechtstreeks bijdragen aan de ondersteuning van de cliënt, maar zorgen voor het goed functioneren van de satelliet en het team.
• Coördinatietaken zijn taken rond de aansturing van de satelliet en de wisselwerking met de netwerkorganisatie. (cfr. sterrollen)

3. Wie is verantwoordelijk?

Om ervoor te zorgen dat alle taken ten allen tijden opgenomen kunnen worden, krijgt elke taak een verantwoordelijke voor uitvoering en een backup. De backup neemt tijdelijk de verantwoordelijkheid over bij afwezigeid, ziekte,…

4. Nog enkele afspraken

• Verantwoordelijk kan op competentieniveau 3 en 2
• Back-up kan op competentieniveau 2 en 1, met coaching of korte opleiding van een niveau 3
• Probleemsituaties: taken waar nergens een 2 is, taken waar nergens een back-up is, ….
• Loopbaankansen: groeien in bestaande taken, opnemen van nieuwe taken, opleiden van anderen in taken waar je zelf al sterk in bent, takenruilbeurs met andere teams, ….

Een voorbeeld van een fleximatrix, van een team in groep Ubuntu (www.groepubuntu.org)

Resultaat

Op basis van de fleximatrix zijn de noden in het team in kaart gebracht en er zijn ook duidelijk een aantal acties geformuleerd. Enkele voorbeelden:

• To en Me worden in geschreven voor een vorming ‘Indesign’
• To  wordt centraal aanspreekpunt naar ICT voor de medewerkers en zal bij interne opleiding zeker inschrijven.
• Ve wordt verder geïnformeerd op het vlak van beleidsplanning
• De coördinator blijft verantwoordelijke voor boekhouding, maar To, Ve en Jo volgen enkele keren mee om aan te leren als back-up.

Bronnen:

• De Schepper B. ea, Complead: Box voor bazen: Eerstelijnsleidinggevenden in de social profit.
• Desmet N, De Schepper, B praktijkboek project Ubuntu,  2011.

Legende

Type tool: Instrument
Voor wie? mijn team